文書保管という簡単に見えて難しい作業
文書保管という作業内容を聞いて、保管するだけなら簡単だと思ったりしませんか？いやいやとんでも無い、なかなかどうして難しく、忙しい作業なのです。
確かに、来た文章を一切の整理もせずに、机や棚、床に山積みするといった保管方法であれば単に書類を運ぶだけの仕事になります。
ですが、そういう仕事は稀な話で、大抵の場合は書類の整理と求められた時にすぐさま提供できるという保守が求められています。
当然、来る情報はしっかりと管理されている必要があり、それに割く人員も機材も必要です。
また、保管するだけではなく、書類の破棄なども仕事の内である事が多いですね。
溜め込んだものは適切に処分することが出来ないと、個人情報保護法などのセキュリティリスクになり得るため、信頼できる企業やあるいは自前で完全に処分出来なければいけません。
このように、一口に文書保管と言っても、作業内容や求められる結果は多様かつ質の高いものが求められます。
一度真剣に考えてみてはいかがでしょうか。
文書保管という現在求められている作業
IT化が進んだ現代社会では、それによって生まれる文章量の増大が一つの大きなテーマになっています。
電子メールやオンラインドキュメントが多用される昨今であっても「やはり紙でないといけない」といった風潮がある所や個人があるので、生み出される容易さから、紙の文章が増えていっているのです。
紙が増えると、当然それを管理する文書保管作業も重要になってきます。
膨大な量を確保できる電子ドキュメントとは違い、物理的に制約がある中で、きちんと保全しなくてはいけません。
また求められたらすぐに出せるように情報を整理し、定期的にチェックする必要もあります。
また削除ボタン一発な電子ドキュメントに対して、破棄するのにもすべてを人の手で管理し、完全に破棄されないと情報流出の恐れすら出てきてしまいます。
そのため、文書保管という作業には、専用と言ってもいい収用機材や適切な処分方法、処分業者の選定が必要になっています。
紙で溢れてしまう前に、よく考えてみましょう。